Datenschutzhinweise oder Datenschutzerklärung?

Datenschutzhinweise oder Datenschutzerklärung?

Datenschutzhinweise oder Datenschutzerklärung: Was ist was?

Sehr häufig kommen Mandanten mit der Frage zu uns, welche Mindestanforderungen sie zur Einhaltung der DSGVO erfüllen müssen. Auf unsere Frage hin, ob sie Datenschutzhinweise haben, bekommen wir stets die Antwort: „Was ist das? Ich habe doch eine Datenschutzerklärung“. Die Begrifflichkeiten werden häufig durcheinandergeworfen und daher möchten wir diese kurz näher erläutern.

Zuerst: „Wieso ist das wichtig“: Wie wir sehen werden, ist die Unterscheidung deswegen wichtig, weil bei fehlenden Datenschutzhinweisen bzw. Informationen über die Datenverarbeitung ein Bußgeld fällig ist.

Was sind Datenschutzhinweise?

In Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind die Informationspflichten des Verantwortlichen geregelt. Dort wird festgelegt, dass bei Erhebung von personenbezogenen Daten über bestimmte Punkte informiert werden muss. Jetzt stellt sich die Frage, wann ist genau der Zeitpunkt „bei Erhebung der Daten“. Hier muss nun jeder Verantwortlicher selbst prüfen, wann er das erste Mal Daten bzw. personenbezogene Daten verarbeitet bzw. erhebt.

Wenn ich beispielsweise eine E-Mail von einem Kunden erhalte, der nicht auf meiner Homepage gewesen ist, dann habe ich mit Erhalt der E-Mail personenbezogene Daten verarbeitet. Jetzt müsste ich nach Art. 13 DSGVO über diese Verarbeitung informieren. Es wird jetzt relativ schnell eindeutig, dass die Informationspflichten auf meiner Homepage unter dem Stichwort Datenschutzerklärung wenig Sinn machen, da der Kunde in unserem Beispielsfall nicht auf der Homepage war. Ich müsste diesem Kunden aber irgendwie informieren. Zweckmäßigerweise antworte ich auf die E-Mail und schicke entsprechende Datenschutzhinweise mit. So ist dem Kunden klar, welche personenbezogenen Daten über ihn verarbeitet werden und der Verantwortliche hat informiert.

Datenschutzerklärung

Viele Unternehmer bzw. Verantwortliche packen sämtliche Verarbeitungsvorgänge in ihre Datenschutzerklärung auf der Homepage. Das ist natürlich eine Möglichkeit. Ich rate jedoch dazu, um die Transparenz zu wahren, dass in der Datenschutzerklärung auf der Homepage, nur die Datenverarbeitungen aufzuführen, die eben auch auf der Homepage durchgeführt werden. Wenn ich also gar keinerlei personenbezogene Daten, außer der IP-Adresse erhebe, dann sollte auch nur darüber, wie in Art. 13 DS-GVO vorgegeben, informiert werden. In einem gesonderten Blatt bzw. Datei kann ich dann im Rahmen von „Datenschutzhinweisen“ über die weitere Verarbeitung von personbezogenen Daten informieren.  Wenn ich einen Anwaltsvertrag schließe, dann benötige ich eine Vielzahl von Daten, wie Name oder Adresse. Hierüber informiere ich im Rahmen von Datenschutzhinweisen. Aus unserer Sicht ist das eine schlanke Lösung, welche die Datenschutzerklärung auf der Homepage „entlastet“.

Anwalt DSGVO Frankfurt

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BEitragsbild: Roman Kraft