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E-Mail Verkehr in „cc“

Darf ich mit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung E-Mails in „cc“ (Carbon Copy = Kopie) versenden oder nicht? Die Antwort auf diese, auf dem ersten Blick harmlose Frage, hat erhebliche Konsequenzen. Tausendfach werden täglich E-Mails in „cc“ versandt und die meisten Absender machen sich keine Gedanken zum Datenschutz. Häufig werden im Büroalltag E-Mails schlicht an einem großen Empfängerkreis mittels „cc“ weitergeleitet. Der Empfänger erfährt dadurch den Inhalt der vorhergehende Nachricht und die Emailbeteiligten. Diese wissen häufig davon nichts.

Geldbußen bei Emails in „cc“

Der Landesbeauftragte für Datenschutz in Sachsen Anhalt, Harald von Bose, hat nun in einem Fall Geldbußen wegen Verstößen gegen die Datenschutzgrundverordnung verhängt, weil eine-wohlgemerkt-private Person E-Mails in „cc“ versandt hat. Was war passiert? Bislang liegt nur eine Pressemeldung der Behörde vor. Ausweislich dieser soll eine private Person in einen E-Mail Verteiler zwischen 131 und 153 personenbezogene E-Mail Adressen verschickt haben. Dies natürlich ohne deren Einwilligung. Er hat sich über Medien, Behörden etc. beschwert und alle mit in „cc“ aufgenommen. Ein Fehler, wie sich danach herausstellte, weil ein Datenschutzverstoß vorliegt.

E-Mails als personenbezogene Daten

Dafür müssen E-Mails personenbezogene Daten darstellen, die unrechtmäßig verarbeitet wurden. E-Mail-Adresse zählen dann als personenbezogene Daten, wenn sie einer konkreten Person zugeordnet werden können. Werden also beispielsweise Klarnamen in der E-Mail benutzt, so ist eine Zuordnung ohne weiteres möglich (Max.Mustermann@info.de). Wird hingegen allgemein info@info.de benutzt, so ist ein Rückschluss nicht ohne weiteres möglich. Es kommt also auf den Einzelfall an.

Verstoß gegen die DS GVO?

Personenbezogene Daten können nur dann rechtmäßig verarbeitet werden, wenn eine Rechtsgrundlage hierfür besteht. Es liegt auf der Hand, dass in den meisten Fällen solche E-Mail-Verteiler ohne Einwilligung der Betroffenen benutzt werden. Die Weitergabe von personenbezogenen Daten wird, wenn es nicht dem Vertragszweck oder berechtigten Interessen dient, häufig rechtswidrig sein. Das wird häufig nicht gegeben sein.

Das Problem an dieser Konstellation ist, dass sich der Verstoß sehr einfach dokumentieren lässt. Man kann schlicht die Email ausdrucken. Daher sollten besonders Anbieter von „Newsletter“ aufpassen. Die Bußgelder können sehr üppig ausfallen..

Lösungsmöglichkeiten „bcc“

Daher kann nur angeraten werden, generell über „bcc“ (blind carbon copy) zu arbeiten.

Der Unterschied:

–           Die E-Mail-Adressen der Empfänger, die in den Feldern „An“ und „Cc“ aufgeführt sind, sind für alle Empfänger sichtbar.

–           Für einen Empfänger, der in „Bcc“ aufgeführt ist, sind die anderen unter „Bcc“ aufgelisteten „Mit-Empfänger“ nicht sichtbar.

Aber Achtung: Es dürfen natürlich nicht Daten unrechtmäßig weitergegeben werden. Davor schützt das „bcc“ ebenfalls nicht. Man vermeidet aber dadurch, dass die anderen Empfänger sehen, wer beispielsweise alles den Newsletter bezieht.

Bei Fragen rund um den Datenschutz helfe ich Ihnen gerne. Sie können mich telefonisch unter 069 59 77 80 28 oder unter info@rechtsanwalt-dsgvo.de

Ihr Rechtsanwalt für Datenschutz in Frankfurt am Main.