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Datenschutzhinweise oder Datenschutzerklärung: Was ist was?

Sehr häufig kommen Mandanten mit der Frage, welche Mindestanforderungen sie zur Einhaltung der DSGVO erfüllen müssen. Auf meine Frage hin, ob sie Datenschutzhinweise haben, bekomme ich stets die Antwort: „Was ist das? Ich habe doch eine Datenschutzerklärung“. Die Begrifflichkeiten werden häufig durcheinandergeworfen und daher möchte ich diese kurz näher erläutern.

Zuerst: „Wieso ist das wichtig“: Wie wir sehen werden, ist die Unterscheidung deswegen wichtig, weil bei fehlenden Datenschutzhinweisen bzw. Informationen über die Datenverarbeitung ein Bußgeld kassieren fällig ist.

Was ist sind Datenschutzhinweise?

In Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) sind die Informationspflichten des Verantwortlichen geregelt. Dort wird festgelegt, dass bei Erhebung der Daten über bestimmte Punkte informiert werden muss. Jetzt stellt sich die Frage, wann ist genau der Zeitpunkt „bei Erhebung der Daten“. Hier muss nun jeder Verantwortlicher selbst prüfen, wann er das erste Mal Daten bzw. personenbezogene Daten verarbeitet bzw. erhebt.

Wenn ich beispielsweise eine E-Mail von einem Kunden erhalte, der nicht auf meiner Homepage gewesen ist, dann habe ich mit Erhalt der E-Mail personenbezogene Daten verarbeitet. Jetzt müsste ich nach Art. 13 DS-GVO über diese Verarbeitung informieren. Es wird jetzt relativ schnell eindeutig, dass die Informationspflichten auf meiner Homepage unter dem Stichwort Datenschutzerklärung wenig Sinn machen, da der Kunde in unserem Beispielsfall nicht auf der Homepage war. Ich müsste diesem Kunden aber irgendwie informieren. Zweckmäßigerweise antworte ich auf die E-Mail und schicke entsprechende Datenschutzhinweise mit. So ist dem Kunden klar, welche personenbezogenen Daten über ihn verarbeitet werden und der Verantwortliche hat informiert.

Datenschutzerklärung

Viele Unternehmer bzw. Verantwortliche packen sämtliche Verarbeitungsvorgänge in ihre Datenschutzerklärung auf der Homepage. Das ist natürlich eine Möglichkeit. Ich rate jedoch dazu, um die Transparenz zu wahren, dass in der Datenschutzerklärung auf der Homepage, nur die Datenverarbeitungen aufzuführen, die eben auch auf der Homepage durchgeführt werden. Wenn ich also gar keinerlei personenbezogene Daten, außer der IP-Adresse, er hebe, dann will sollte auch nur darüber, wie in Art. 13 DS-GVO vorgegeben, informieren. In einem gesonderten Blatt bzw. Datei kann ich dann im Rahmen von „Datenschutzhinweisen“ über die weitere Verarbeitung von personbezogenen Daten informieren.  Wenn ich einen Anwaltsvertrag schließe, dann benötige ich eine Vielzahl von Daten, wie Name oder die Adresse. Hierüber informiere ich im Rahmen von Datenschutzhinweise. Aus meiner Sicht ist das eine schlanke Lösung, welche die Datenschutzerklärung auf der Homepage „entlastet“.

Es gibt hier aber viel Gestaltungsraum und Möglichkeiten. Sprechen Sie mich darauf an. Sie können mich jederzeit telefonisch unter 069 59 77 80 28 oder per Email  unter  info@rechtsanwalt-dsgvo.de  erreichen.

 

Ihr Anwalt für DSGVO in Frankfurt