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Wie können Unternehmer personenbezogene Daten nach DS-GVO datenschutzkonform löschen? DIN 66398

Wie können Unternehmer personenbezogene Daten nach DS-GVO datenschutzkonform löschen? DIN 66398

Recht auf Vergessenwerden

Nach der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) muss jeder Unternehmer, der personenbezogene Daten verarbeitet, ein Konzept (wie bsp. DIN 66398) haben, wie er solche Daten löscht. Aus Art. 17 DS-GVO ergibt sich das Recht auf Löschung und das Recht auf Vergessenwerden. Das dem zugrunde liegende Prinzip der Speicherminimierung ergibt sich aus Art. 5 DS-GVO. Darüber muss der Verantwortliche Rechenschaft ablegen können und den Dokumentationspflichten genügen. Andernfalls droht ein Bußgeld. Betroffene haben zudem das Recht auf Auskunft, ob deren Daten gelöscht wurden, wenn sie beispielsweise ihre Einwilligung widerrufen haben.

 Löschkonzept nach DIN 66398

Es bestehen verschiedene Modelle, wie man Daten datenschutzkonform löschen kann. Die bayerische Aufsichtsbehörde hat beispielsweise auf ihrer Homepage, Empfehlungen veröffentlicht. Mir scheint bislang das Löschkonzept nach der DIN 66398 praktikabel, da es mit relativ geringen Aufwand implementiert werden kann.

Beispielhafte Vorgehensweise:

  1. Es werden zuerst die verschiedenen Datenarten bestimmt. Beispielsweise Kundendaten, Mitarbeiterdaten oder gegebenenfalls besondere Daten nach Art. 9 DS-GVO.
  2. Danach ist festzustellen, welche Aufbewahrungsfristen gelten. Je nach Branche und Datenart ist das unterschiedlich. So müsste beispielsweise eine Telefonnummer nicht über zehn Jahre lang gespeichert sein.
  3. Dann wird aufgelistet, wo die entsprechenden Daten gespeichert bzw. abgelegt sind?
  4. Es wird geprüft, ob Daten mit Auftragsverarbeiter und deren Systeme ausgetauscht werden?
  5. Danach werden diese Daten in sogenannte Löschklassen sortiert. Es werden die Daten mit gleichen Fristen zu einer Löschklasse zusammengefasst. Da der nach Art. 9 DS-GVO sollten in eine separate Löschklasse gruppiert werden.
  6. Es werden sodann die Löschfristen notiert. Dies wird unter dem Stichpunkt Löschregeln zusammengefasst. Startzeitpunkt ist die Verarbeitung des personenbezogenen Datums und Endzeitpunkt ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist oder Widerruf der Einwilligung oder Ablauf der vertraglichen Verpflichtung. Das wäre eine sogenannte Umsetzungsregel.
  7. Diese ganzen Vorgänge muss dokumentiert werden.

Beispiel für eine Löschklasse:

 

Kategorie Reklamationsdaten Kunden, Forderungen Löschung Pseudonymisierung

Anonymisierung

Aufbewahrungsfristen 4 Jahre wegen Verjährung
Erhebung 31.01.2019
Ende 01.01.2023

 

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Besonderheiten. Es kommt zudem darauf an, welche Softwaresysteme genutzt werden. So werden beispielsweise Daten unterschiedlich archiviert. Hierbei ist stets darauf zu achten, dass gelöschte Daten, nicht irgendwo in Sicherungskopien auftauchen. Letztlich ist auch ein Wiedervorlagesystem unumgänglich und ein Verfahren zur Dokumentation essentiell.  Bei manchen Daten wird es zudem nicht notwendig sein, diese zu löschen, sondern lediglich zu anonymisieren.

Da Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) ist noch sehr jung und es existiert daher keine umfangreiche Rechtsprechung. Insofern ist auch bei der Thematik der Löschung von Daten Vorsicht geboten. Vieles ist noch unsicher und dieses Thema sollte als dynamischer Prozess betrachtet werden. Für die Behörde wird es entscheidend darauf ankommen, dass der Unternehmer sich Überlegungen gemacht hat. Hat er ein Konzept und weist dieses Lücken auf, wird er im Zweifel mit einem milderen Bußgeld belegt werden, als der Unternehmer, der gar keines hat.

Bei Fragen rund um die Erstellung eines Löschkonzepts und über das Datenschutzrecht allgemein, können Sie mich jederzeit unter  069 59 77 80 28 telefonisch erreichen oder per Email kontaktieren.

 

Datenschutz für Coaching und welche Mindestanforderungen der DS-GVO sind einzuhalten?

Datenschutz für Coaching und welche Mindestanforderungen der DS-GVO sind einzuhalten?

Coaching

Heutzutage bieten immer mehr Coaches ihre Dienstleistungen im Internet an. Hierbei wird eine Vielzahl von Daten untereinander ausgetauscht. Dieser Beitrag soll die Mindestanforderungen aufzeigen, welche die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) vorsieht. Da die verschiedenen Geschäftsmodelle des Coachings sich teilweise deutlich voneinander unterscheiden, soll dieser Artikel nur eine erste Orientierung bieten.

Mindestanforderung für Coaching

Ich gehe davon aus, dass die Sie als Coach, eine Internetseite haben. In diesem Falle, müssen Sie folgende Mindestanforderungen der DS-GVO erfüllen:

  • Datenschutzerklärung,
  • Datenschutzhinweise,
  • Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten,
  • Auftragsverarbeitungsverträge.

Datenschutzerklärung für Coaching

Immer dann, wenn Daten verarbeitet werden, muss dem Betroffenen vor Augen geführt werden, welche Daten, zu welchem Zweck, wie verarbeitet werden. Wenn also jemand eine Internetseite besucht, dann hinterlässt er üblicherweise IP-Daten. Diese werden in der Regel benötigt, damit die Webseite angezeigt werden kann. Die DS-GVO sieht nun vor, dass „bei Erhebung“ der Daten informiert werden muss. Hier kommt die Datenschutzerklärung ins Spiel. Durch eine entsprechende, rechtskonform ausgestaltete Datenschutzerklärung wird der DS-GVO Rechnung getragen. Jetzt kommt es natürlich auf Ihre individuelle Gestaltung der Internetseite an. Haben Sie beispielsweise einen Newsletter oder ein Kontaktformular, dann müssen in der Datenschutzerklärung mehr Angaben enthalten sein. Nutzt Sie auch Social Media, dann wird die Erklärung noch komplexer. Hier kommt es auf den Einzelfall an. Die Gefahr einer fehlerhaften oder unvollständigen Datenschutzerklärung ist bekannt:

Bußgeld bis 4% des Bruttoumsatzes und/oder Abmahnung.

Datenschutzhinweise für Coaching

Viele von Ihnen nutzen eine Internetseite, haben aber auch daneben andere Vertriebskanäle. So ist es nicht unüblich, dass Sie beispielsweise per Telefon oder E-Mail kontaktiert werden. Dann werden auch personenbezogene Daten verarbeitet. Es muss natürlich auch über diese Datenerhebung informiert werden. Es stellt sich die Frage, was dann der Unterschied zu der Datenschutzerklärung sein soll. Häufig wird im Bereich des Coachings über „Mund zu Mund Propaganda“ Kunden akquiriert. Dann ist es möglich, dass der Kunde gar nicht Ihre Webseite besucht, sondern kurzerhand zum Hörer greift oder Ihnen eine E-Mail schreibt und Sie kontaktiert. Spätestens, wenn Sie auf die E-Mail antworten, muss ein Hinweis auf die Datenverarbeitung erfolgen. Es reicht nicht, also nur eine Datenschutzerklärung auf der Webseite zu haben. Es muss vielmehr in solchen Fällen gewährleistet sein, dass der potentielle Geschäftspartner über die Verarbeitung der Daten informiert wird. Typischerweise wird es mit einem Link in der E-Mail Signatur gemacht. Am Telefon wäre es natürlich Quatsch, wenn man eine ganze Datenschutzerklärung vorlesen würde. Hier reicht ebenfalls der Hinweis aus, dass man sich auf der Internetseite über den Datenschutz informieren kann.

Datenschutzhinweise sind auch erforderlich, wenn in der Datenschutzerklärung auf der Internetseite, nur über die Datenverarbeitung informiert wird, die dort stattfindet. Ein Beispiel:

Es kommt häufig vor, dass auf Ihrer Seite nur Informationen über Ihre Dienstleistung enthalten sind. Es besteht weder ein Kontaktformular noch werden neben den IP-Daten sonstige Daten erhoben. Jetzt will Ihr Kunde hoffentlich Ihre Dienstleistung in Anspruch nehmen und schreibt Ihnen eine E-Mail. Es kommt dann ein Vertrag mit dem Kunden zustande. Wenn Sie jetzt nur eine Datenschutzerklärung haben, die darüber informiert, dass IP-Daten erhoben werden, dann haben Sie ein Problem. Sie kennen nämlich nunmehr die Emailadresse, den Namen, die Anschrift und ggf. die Bankverbindung des Kunden. Darüber haben Sie aber noch nicht informiert. Hier kommen die Datenschutzhinweise ins Spiel und helfen dieses Problem zu lösen. Dort wird nämlich darüber informiert, welche Daten beispielsweise für die Vertragsdurchführung erhoben werden.

 Verarbeitungsverzeichnis für Coaching

Mit Erschrecken muss ich leider immer wieder feststellen, dass das Verarbeitungsverzeichnis schlicht ignoriert wird. Das Verarbeitungsverzeichnis ist kein Hexenwerk und dient dem Überblick, welche Daten, wann, wo und zu welchem Zweck verarbeitet werden. Häufig wird 1 bis 2 DIN-A4 Seiten oder eine Excel Tabelle ausreichen. Die Behörden halten hierzu Muster bereit. Ein solches Verarbeitungsverzeichnis muss jeder von Ihnen haben. Hier kommt es nicht auf den Umfang des Unternehmens oder den Umsatz an. Fehlt ein solches, dann ist ein Bußgeld sicher.

Auftragsverarbeitungsverträge

In der Regel wird die Internetseite bei einem Drittanbieter gehostet werden. Allein hierfür braucht man einen sogenannten Auftragsvearbeitungsvertrag. Werden zusätzlich Lohnbuchhaltung oder Callcenter-Dienstleistungen in Anspruch genommen, dann bedarf es eines Auftragsverarbeitungsvertrages. Gleiches gilt auch für die Inanspruchnahme von Google und Social Media Profile. Fehlt ein solcher Vertrag, dann ist ebenfalls ein Bußgeld sicher. Meine Erfahrung ist, dass die größeren Unternehmen einen eigenen Vertrag bereitstellen und wenig Verhandlungsraumspielraum einräumen.

Fazit

Letztlich werden Sie als Coach nicht umhin kommen, sich mit dem Datenschutz zu befassen. Dabei sind eine rechtssichere Gestaltung der Internetseite und eine datenschutzkonforme Handhabe des Coachings, dringend anzuraten. Sie ist je nach Grad bzw. Größe des Unternehmens mit überschaubarem Aufwand zu bewerkstelligen. Die Alternative ist mit der Gefahr eines Bußgeldverfahrens, das mit einem Bußgeld von 4 % des Bruttoumsatzes enden kann oder eine Abmahnung zu leben. Das kann ich keinem seriösen Coach empfehlen.

 

Bei Fragen rund um den Datenschutz, berate ich Sie gerne. Sie können mich dazu telefonisch unter 069 59 77 80 28 oder über das Kontaktformular erreichen.

 

Rufen Sie an oder schreiben Sie mir. Ich freue mich auf Sie.

Wann sollte ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen?

Wann sollte ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen?

Im Zuge der neuen Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) stellen sich viele Unternehmer die Frage, wann muss ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen? Manche haben sogar von ihren Dienstleistern einen vorgesetzt bekommen, mit der Bitte diesen unterschrieben zurückzuschicken. Bevor man natürlich einen Vertrag unterschreibt, muss man wissen worum es sich hierbei handelt

 

Auftragsverarbeitung

In Art. 4 Nr. 8 der DS-GVO ist die Auftragsverarbeitung gesetzlich definiert. Auftragsverarbeiter ist danach eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder anderer Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Viel Klarheit bringt diese Definitionen leider nicht. Es kommt also darauf an, dass im Auftrag des Verantwortlichen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Verantwortlicher ist dabei die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder anderer Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

 

Weisungsrecht

Es kommt mithin darauf an, dass zwischen Verantwortlicher und Auftragsarbeiter ein Weisungsrecht besteht. D.h. so viel, dass derjenige Verantwortlicher ist, der über den Zweck und die Mittel der Verarbeitung der personenbezogenen Daten entscheidet. Erteilt dieser einem anderen eine Weisung, wie er diese Daten verarbeiten soll, ist dieser andere ein Auftragsverarbeiter. Wenn ich beispielsweise ein Callcenter für mich arbeiten lasse, so entscheidet dieses nicht über den Zweck der Erhebung der Daten. Es hat keinen Spielraum zu sagen, ich möchte folgende Daten vom Kunden wissen. Es ist an die Weisungen gebunden, die der Unternehmer ihm erteilt hat. Es muss also die Daten erheben, die dieser festgelegt hat, also beispielweise Namen und Telefonnummer für einen Rückruf. Damit ist das Callcenter ein Auftragsverarbeiter.

 

Abgrenzungen

Derzeit ist aufgrund der jungen Geschichte der DS-GVO und der fehlenden Rechtsprechung noch nicht gesichert, wie man in Abgrenzungsfragen entscheiden sollte. Manche vertreten eine sogenannte Schwerpunkttheorie. Danach ist keine Auftragsverarbeitung gegeben, wenn die Erhebung der Daten zum Schwerpunkt der Tätigkeit des Unternehmens gehört. So ist beispielsweise ein Transportdienstleistungsunternehmen kein Auftragsverarbeiter, wenn es Daten an Dritte auf Weisung des Verantwortlichen transportiert. Der Transport ist nämlich die Kerntätigkeit des Transportunternehmens. Andere Beispiele sind Rechtsanwälte, Steuerberater oder beispielsweise ein Labor. Hier besteht aber zwischen den sich mit Datenschutz befassen den Autoren unterschiedliche Auffassungen. Manche wählen als sichersten Weg im Zweifel einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Das Problem darin ist, dass ich dann mich beispielsweise als Auftragsverarbeiter Weisungen des Verantwortlichen unterwerfe.

Aus meiner Sicht, gibt es hier keine Patentlösung. Wichtig wird sein, dass man in jedem Fall begründen können muss, warum man gerade keine Auftragsverarbeitung oder eben eine vorliegen hat. Dies müsste dann argumentativ gegen eine Bußgeldbehörde verteidigt werden. Der Teufel steckt hier im Detail. Die Zuordnung ist von erheblicher Bedeutung. Ein Verstoß dagegen führt zu einem Verstoß gegen die DS-GVO. Dies wiederum führt zu Bußgeldern bzw. gegebenenfalls zu Abmahnungen. Ein Vertrag sollte nicht vorschnell abgeschlossen werden.

Wenn Sie also Fragen rund um die Zuordnung einer Tätigkeit zur Auftragsbearbeitung haben, können Sie mich gerne unter dem Kontaktformular erreichen.

Hinweise zum Datenschutz nach DS-GVO bei Abenteuerparks und Hochseilgärten

Hinweise zum Datenschutz nach DS-GVO bei Abenteuerparks und Hochseilgärten

In dem nachfolgenden Beitrag möchte ich auf einige datenschutzrechtliche Fragen eingehen, die sich im Zusammenhang mit dem Betrieb eines Abenteuerparks oder Hochseil Garten stellen.

 

Datenschutzerklärung

Die meisten Betreiber nutzen eine Homepage oder Internetpräsenz. Für diesen Fall erheben sie personenbezogene Daten bzw. verarbeiten solche. Dann ist aber in jedem Fall darüber zu informieren. Praktischerweise macht man das mit einer Datenschutzerklärung. Diese sollte auch nicht versteckt im Impressum sein, sondern zweckmäßigerweise mit einem eigenständigen Reiter oder Schaltfläche hervorgehoben werden.

 

Teilnehmererklärung

Häufig unterschreiben die Teilnehmer eine sogenannte Teilnehmererklärung. Auf dieser findet sich der Name oder die Anschrift des Teilnehmenden. Häufig wird aber auch die Telefonnummer vermerkt. Außerdem soll bei einigen Betreiber der Teilnehmer ein Feld ankreuzen und dadurch erklären, dass er eine „Einweisung“ erhalten hat. Dadurch erhoffen sich die Betreiber natürlich später den Nachweis führen zu können, dass der Teilnehmer ordnungsgemäß in den Betrieb des Kletterparks eingewiesen wurde. Es stellt sich die Frage der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit. Grundsätzlich können Daten erhoben werden, die zum Zwecke der Vertragsdurchführung notwendig sind. Aus meiner Sicht ist es daher unproblematisch, wenn Daten in der Teilnehmererklärung erhoben werden, die für die Einweisung benötigt werden. Diese ist aus meiner Sicht ein Teil der Vertragsdurchführung, da es um die Sicherheit des Teilnehmers geht. Rechtsprechung dazu gibt es aber noch nicht. Wichtig ist in diesem Zusammenhang der Grundsatz der Datenminimierung. So sollten sich auf diesen Formularen keine Daten finden, die nicht für die Vertragsdurchführung erforderlich sind, wie beispielsweise die religiöse Zugehörigkeit. Die Kontrollfrage sollte lauten: Brauche ich diese Daten, um den Vertrag durchzuführen oder nicht?

 

Informationspflichten

Wichtig ist in diesem Zusammenhang ferner, über die Verarbeitung der Daten zu informieren. Aus Praktikabilitätsgründen wird es wahrscheinlich nicht möglich sein, die gesamten Datenschutzhinweise auf der Rückseite der Teilnehmererklärung abzudrucken. In diesem Fall müsste natürlich darauf hingewiesen werden, dass sich auf der Rückseite einer Teilnehmerkennung überhaupt etwas befindet. Das Gesetz verlangt lediglich, dass man bei Erhebung der Daten informiert. Wie das dann im Einzelfall durch den Betreiber gehandhabt wird, bleibt ihm überlassen. Manche Autoren sehen einen Medienbruch als zulässig an und lassen es ausreichen, wenn auf der Teilnehmererklärung ein Link enthalten ist, der auf die Datenschutzhinweise verweist. Dieser Link sollte so einfach wie möglich gestaltet sein. Eine Rechtsprechung dazu ist aber bislang noch nicht bekannt. Andere Autoren sehen es als völlig ausreichend, wenn ein deutlich sichtbarer Aushang mit Datenschutzhinweisen neben dem Teilnehmenden aufgestellt wird und diese eben ohne große Schwierigkeiten Information darüber halten können, welche Daten von ihnen verarbeitet werden.

 

Achten Sie darauf, dass Verstöße gegen das Datenschutz bußgeldbewehrt sind und es deshalb erforderlich ist, sich über den Datenschutz Gedanken zu machen.

 

Es stellen sich eine Vielzahl von datenschutzrechtlichen Problemen bei der Verarbeitung von Daten in Zusammenhang mit dem Betrieb von Abenteuerparks und Hochseilgärten. Wenn Sie Fragen rund um dieses Thema haben, dann können Sie mich jederzeit telefonisch unter 069 59 77 80 28 oder per Email unter info@tklegal.de erreichen. Über Ihren Anruf oder Ihre Nachricht freue ich mich.

Was soll ich in einem Auftragsverarbeitungsantrag regeln?

Was soll ich in einem Auftragsverarbeitungsantrag regeln?

Meine Mandanten frage mich, was sie in einem Auftragsvearbeitungsvertrag regeln sollten und wozu das überhaupt gut sein ist. Vor allem fragen sie sich, was passiert, wenn der Auftragsvearbeitungsvertrag nicht den Mindestanforderungen genügt. Die Regelung zum Auftragsverarbeiter finden sich in Art. 28 der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO). Dort ist eine Reihe von Voraussetzungen vorgegeben, die in einem Auftragsbearbeitungsvertrag enthalten sein sollten.

 

Konsequenz eines fehlerhaften Auftragsverarbeitungsvertrags

Vornweg sollte jedermann der Daten im Auftragsverhältnis verarbeitet bewusst sein, dass ein Auftragsverarbeitungsvertrag der gegen die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) verstößt, ein Bußgeld in Höhe von 4 % des Jahres Bruttoumsatzes weltweit zur Folge haben kann. Aus diesem Grund wird relativ schnell deutlich, dass eine „gewisse“ Sorgfalt bei der Erstellung eine solchen Vertrages zwingend notwendig ist.

Eine beispielhafte Liste an Vertragspunkten, die aus meiner Sicht in einem Auftragsverarbeitungsvertrag gehören:

  • Gegenstand und Dauer des Auftrages Absatz Umfang, Art und Zweck der Datenverarbeitung
  • Maßnahmen nach Art. 32 Datenschutzgrundverordnung
  • Regelung des Weisungsrechts
  • Regelung zu Unterauftragsverhältnisse
  • Kontrollrechte des Auftraggebers
  • Vertraulichkeitsverpflichtung von Beschäftigten
  • Regelungen zum Datenschutzvorfälle und Informationspflichten
  • Löschung und Rückgabe von Daten

Aus meiner Sicht stellen dies die Mindestanforderungen dar und je nachdem, ob Sie als Auftragnehmer und Auftraggeber handeln, bestehen natürlich vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten. Es muss natürlich auch bei solchen Verträgen immer auch die Interessen des Vertragspartners berücksichtigt werden und ein Vertrag verhandelt werden, der ausgewogen ist. Nur das gewährleistet, dass hinterher ein teurer Streit vermieden werden kann.

Sollten Sie Fragen rund um die Ausgestaltung des Auftragsverarbeitungsvertrages haben oder einen solchen vorgelegt bekommen haben und wollen diesen überprüft wissen, dann können Sie mich jederzeit unter der Tel.-Nr. 069 59 77 80 28 telefonisch oder per E-Mail unter info@rechtsanwalt-dsgvo.de erreichen.

Ich freue mich über Ihren Anruf oder Ihre Nachricht.